1. A quién aplica esta Política
Esta Política aplica a:
(a) visitantes de getkapia.com;
(b) personas que se registran o usan Kapia en representación de un cliente, propiedad, comunidad o empresa administradora;
(c) residentes, propietarios, inquilinos, ocupantes y usuarios finales que usan el portal;
(d) contactos comerciales, leads, asistentes a eventos, prospectos, aliados y usuarios de soporte;
(e) cualquier persona cuyos datos sean tratados en la Plataforma conforme a esta Política.
2. Cómo participa Kapia en el tratamiento de tus datos
Kapia puede tratar datos personales en dos calidades distintas, dependiendo del tipo de información y de la finalidad para la que se use.
2.1. Cuando Kapia actúa como responsable o titular del banco de datos
Kapia actúa como responsable respecto de los datos que trata para sus propias finalidades, por ejemplo:
- registro y administración de usuarios;
- autenticación, seguridad y prevención de fraude;
- soporte y atención de consultas;
- facturación y relación comercial directa;
- uso del sitio web, cookies y analítica;
- comunicaciones comerciales y marketing, cuando exista consentimiento o base legal aplicable;
- gestión de prospectos, eventos, formularios y contactos comerciales.
En estos casos, Kapia decide las finalidades y medios del tratamiento, y responde directamente frente al titular de los datos.
2.2. Cuando Kapia actúa como encargado del tratamiento
Kapia actúa como encargado respecto de los datos que una administración, junta de propietarios, propietario, empresa administradora, property manager u otro cliente carga y gestiona en la Plataforma sobre una propiedad, comunidad o inmueble.
Esto puede incluir datos de residentes, propietarios, inquilinos, ocupantes, unidades, cuotas, cargos, deudas, pagos referenciales, reservas, comunicaciones y demás información de gestión de la comunidad.
En estos casos, el titular o responsable de esos datos es el cliente, propiedad, comunidad, junta, propietario o entidad correspondiente. Kapia trata los datos por cuenta de dicho titular y conforme a sus instrucciones, estos Términos y la normativa aplicable.
Una misma persona puede relacionarse con Kapia bajo ambos roles. Por ejemplo, un residente puede tener datos de acceso al portal tratados por Kapia como responsable, y datos de su unidad o cuotas tratados por Kapia como encargado de la administración de su propiedad.
3. Qué datos personales podemos tratar
Según el caso, podemos tratar las siguientes categorías de datos:
3.1. Datos de identificación y contacto
Nombre, apellidos, documento de identidad, correo electrónico, teléfono, dirección, cargo, empresa, rol o relación con una propiedad o comunidad.
3.2. Datos de cuenta, acceso y seguridad
Usuario, contraseña almacenada de forma cifrada o protegida, roles, permisos, registros de acceso, logs, fecha y hora de ingreso, dirección IP, eventos de seguridad y acciones realizadas dentro de la Plataforma.
3.3. Datos de propiedad, comunidad y gestión
Unidades, residentes, propietarios, inquilinos, ocupantes, porcentajes de participación, cuotas, cargos, deudas, presupuestos, recibos administrativos, estados de cuenta, reservas de áreas comunes, comunicaciones internas, documentos y registros relacionados con la gestión de una propiedad.
3.4. Datos de pago referenciales
Montos, estado de cobro, fechas, referencias, comprobantes, identificadores de operación y datos necesarios para reflejar pagos o conciliaciones en la Plataforma.
Kapia no almacena números completos de tarjeta ni credenciales bancarias sensibles. El procesamiento de pagos lo realizan bancos, pasarelas o proveedores de pago especializados.
3.5. Datos de uso, dispositivo y cookies
Actividad en el sitio web y en la Plataforma, páginas visitadas, eventos de uso, dirección IP, identificadores de dispositivo, navegador, sistema operativo, cookies y tecnologías similares.
3.6. Comunicaciones y soporte
Mensajes, consultas, solicitudes, tickets, respuestas, grabaciones o registros de reuniones cuando corresponda, y comunicaciones relacionadas con soporte, ventas, eventos o atención al usuario.
3.7. Datos de menores de edad
La Plataforma está dirigida a personas mayores de 18 años. Sin embargo, una administración o cliente podría cargar datos de menores como parte de la gestión de una comunidad o propiedad. En esos casos, el cliente declara contar con la autorización o base legal correspondiente, y Kapia tratará dichos datos únicamente según su rol de encargado.
4. Para qué usamos los datos
Tratamos datos personales para las siguientes finalidades:
4.1. Prestar y operar el servicio
Crear y administrar cuentas, permitir el acceso de usuarios, gestionar unidades, cuotas, cargos, estados de cuenta, reservas, comunicaciones, reportes y demás funcionalidades de Kapia.
4.2. Seguridad y prevención de fraude
Proteger cuentas, verificar accesos, detectar usos indebidos, prevenir fraudes, atender incidentes de seguridad y mantener la integridad de la Plataforma.
4.3. Soporte y comunicaciones del servicio
Responder consultas, brindar soporte, enviar avisos operativos, recordatorios, alertas de seguridad, comunicaciones administrativas y actualizaciones relevantes sobre el servicio.
4.4. Facturación y relación comercial
Gestionar cotizaciones, planes, suscripciones, pagos de la suscripción, comprobantes, renovaciones, cancelaciones y relación contractual con clientes.
4.5. Mejora, analítica y desarrollo de producto
Entender el uso de la Plataforma, corregir errores, mejorar funcionalidades, medir rendimiento, realizar análisis estadístico y generar datos agregados o anonimizados que no identifiquen a personas.
4.6. Marketing y comunicaciones comerciales
Enviar comunicaciones comerciales, invitaciones a eventos, newsletters, contenido educativo, promociones o información sobre Kapia únicamente cuando exista consentimiento o base legal aplicable. Puedes retirar tu consentimiento u oponerte en cualquier momento.
4.7. Cumplimiento legal
Cumplir obligaciones legales, tributarias, contables, regulatorias, contractuales, requerimientos de autoridad competente, defensa frente a reclamos y conservación de evidencia cuando corresponda.
5. Base legal del tratamiento
Según el caso, el tratamiento puede sustentarse en:
- consentimiento del titular;
- ejecución de una relación contractual o precontractual;
- cumplimiento de obligaciones legales;
- interés legítimo, cuando sea aplicable y no prevalezcan derechos del titular;
- instrucciones del cliente o titular de la cuenta cuando Kapia actúa como encargado;
- otras bases permitidas por la normativa aplicable.
Cuando el cliente, administración o titular de la cuenta carga datos personales de residentes, propietarios, inquilinos, ocupantes u otros terceros en Kapia, dicho cliente es responsable de contar con la base legal correspondiente e informar a los titulares de datos sobre el tratamiento.
6. Cookies y tecnologías de seguimiento
Usamos cookies y tecnologías similares para operar el sitio web y la Plataforma, medir el uso, mejorar el servicio y, cuando corresponda, realizar acciones de marketing o medición de campañas.
Las cookies pueden clasificarse en:
- Necesarias: permiten el funcionamiento básico del sitio o portal, la seguridad, el inicio de sesión y preferencias esenciales. No requieren consentimiento.
- Analítica: nos ayudan a entender cómo se usa el sitio o la Plataforma y a mejorar el servicio.
- Marketing: permiten medir campañas, personalizar comunicaciones o realizar acciones publicitarias.
Las cookies de analítica y marketing se activan únicamente cuando exista consentimiento previo, expreso e informado, mediante el aviso o panel de cookies correspondiente. No deben venir preactivadas y puedes retirar tu consentimiento en cualquier momento desde el mecanismo habilitado o desde la configuración de tu navegador.
7. Con quién compartimos datos
No vendemos datos personales.
Para operar y mejorar el servicio, podemos compartir datos con proveedores que actúan como encargados o subencargados de tratamiento, bajo obligaciones de confidencialidad y seguridad. Estos proveedores pueden pertenecer a las siguientes categorías:
- infraestructura, alojamiento y servicios en la nube;
- seguridad, monitoreo, registros técnicos y respaldo;
- analítica de producto y analítica web;
- comunicaciones, correo electrónico, mensajería y soporte;
- marketing, medición de campañas y gestión de contactos;
- procesamiento de pagos, conciliación y servicios bancarios;
- herramientas internas de operación, productividad y atención al cliente;
- asesores legales, contables, tributarios o auditores, cuando corresponda.
También podemos compartir información cuando sea requerido por ley, autoridad competente, procedimiento legal, defensa frente a reclamos, prevención de fraude o procesos de reorganización societaria, fusión, adquisición o transferencia de negocio, resguardando la protección de los datos.
8. Transferencia internacional de datos
Algunos proveedores de Kapia pueden almacenar o procesar datos fuera del Perú. Esto puede constituir un flujo transfronterizo de datos personales.
Cuando ello ocurra, Kapia adoptará medidas razonables y garantías contractuales, técnicas u organizativas para proteger los datos conforme a la Ley N.° 29733, su reglamento y la normativa aplicable.
9. Datos agregados o anonimizados
Kapia puede generar y usar información agregada o anonimizada que no identifique a personas, propiedades específicas o comunidades identificables. Esta información puede usarse para analítica, estadística, mejora del servicio, inteligencia de negocio, benchmarking, desarrollo de producto y reportes internos o externos.
Cuando la información ha sido anonimizada de forma que no permita identificar a una persona, deja de constituir dato personal conforme a la normativa aplicable.
10. Por cuánto tiempo conservamos los datos
Conservamos los datos personales durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades descritas en esta Política, prestar el servicio, mantener la seguridad de la Plataforma, atender solicitudes o reclamos, cumplir obligaciones legales, tributarias o contables, y defendernos frente a posibles controversias.
Cuando una cuenta sea cancelada, suspendida o terminada, Kapia podrá conservar ciertos datos en estado inactivo o restringido durante el tiempo razonablemente necesario para permitir la recuperación de la cuenta, atender obligaciones pendientes, cumplir requerimientos legales, preservar evidencia de seguridad o gestionar reclamos.
Cuando los datos personales ya no sean necesarios para las finalidades que justificaron su tratamiento, y siempre que no exista una obligación legal, contractual, técnica o legítima para conservarlos, Kapia los eliminará, anonimizará o bloqueará conforme a la normativa aplicable y a sus procedimientos internos.
Las copias de respaldo se depuran conforme a los ciclos técnicos habituales de Kapia. Durante ese período, los datos contenidos en respaldos no serán utilizados para fines activos, salvo que sea necesario restaurarlos por razones de seguridad, continuidad del servicio, cumplimiento legal o atención de incidentes.
Los datos agregados o anonimizados que no permitan identificar a una persona podrán conservarse de forma indefinida para fines estadísticos, analíticos, de mejora del servicio e inteligencia de negocio.
11. Tus derechos
Puedes ejercer tus derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición (ARCO), así como otros derechos reconocidos por la normativa aplicable, escribiendo a legal@getkapia.com.
Tu solicitud debe permitirnos verificar tu identidad y entender claramente el derecho que deseas ejercer.
- Para datos respecto de los cuales Kapia actúa como responsable, atenderemos tu solicitud directamente en los plazos legales.
- Para datos gestionados por la administración de tu propiedad o comunidad, respecto de los cuales Kapia actúa como encargado, podremos derivar tu solicitud al cliente o titular de la cuenta correspondiente y colaborar razonablemente con su atención.
Si consideras que tus derechos no fueron atendidos adecuadamente, puedes acudir a la Autoridad Nacional de Protección de Datos Personales.
12. Seguridad de la información
Aplicamos medidas técnicas y organizativas razonables para proteger los datos personales, incluyendo controles de acceso, roles y permisos, cifrado en tránsito, aislamiento entre cuentas, respaldos, registros de auditoría, monitoreo y procedimientos de respuesta ante incidentes.
Ninguna medida de seguridad es infalible. En caso de un incidente de seguridad que lo amerite, actuaremos conforme a la normativa aplicable y notificaremos a la Autoridad Nacional de Protección de Datos Personales y a las personas afectadas cuando corresponda.
Kapia nunca solicitará contraseñas, códigos de verificación ni datos financieros sensibles por correo, mensajería o llamadas.
13. Menores de edad
La Plataforma está dirigida a personas mayores de 18 años. No buscamos registrar directamente a menores de edad como usuarios.
Si detectamos que un menor se ha registrado sin autorización correspondiente, podremos eliminar o suspender la cuenta.
Si una administración o cliente carga datos de menores como parte de la gestión de una comunidad o propiedad, dicho cliente declara contar con la autorización o base legal necesaria. Kapia tratará esos datos únicamente conforme a su rol de encargado del tratamiento.
14. Bancos de datos personales
Kapia inscribirá o mantendrá inscritos ante la Autoridad Nacional de Protección de Datos Personales los bancos de datos personales respecto de los cuales actúe como responsable, cuando corresponda conforme a la normativa aplicable.
Cuando Kapia actúe como encargado respecto de datos cargados por un cliente o titular de cuenta, dicho cliente será responsable de cumplir las obligaciones que le correspondan como titular o responsable del banco de datos.
15. Comunicaciones comerciales y eventos
Si te registras en un formulario, evento, webinar, newsletter, demo o campaña, podremos usar tus datos para gestionar esa actividad y enviarte comunicaciones relacionadas con ella.
Las comunicaciones comerciales posteriores, como newsletters, promociones, invitaciones futuras o información comercial de Kapia, se enviarán únicamente cuando exista consentimiento o base legal aplicable. Puedes retirar tu consentimiento u oponerte en cualquier momento usando el mecanismo incluido en la comunicación o escribiendo a legal@getkapia.com.
16. Libro de Reclamaciones
Para quejas o reclamos relacionados con el servicio prestado por Kapia, puedes usar nuestro Libro de Reclamaciones.
Los reclamos sobre cuotas, deudas, pagos, decisiones de administración, convivencia, sanciones o gestión de una propiedad deben dirigirse a la administración o titular de la cuenta correspondiente, salvo que se refieran directamente al funcionamiento de Kapia.
17. Cambios a esta Política
Podemos actualizar esta Política para reflejar cambios legales, técnicos, operativos o comerciales. Publicaremos la versión vigente en nuestro sitio web y, cuando el cambio sea relevante, lo comunicaremos por medios razonables.
La fecha de última actualización indica cuándo fue modificada por última vez.
18. Contacto
Para consultas sobre privacidad o para ejercer tus derechos, escríbenos a: